Wat is een thuiswerkvergoeding?
Het woord zegt het eigenlijk al: een thuiswerkvergoeding is een vergoeding voor de kosten, die tijdens het thuiswerken of voor het inrichten van een thuiswerkplek worden gemaakt. Hoe deze compensatie door een werkgever wordt uitgekeerd, verschilt per organisatie.
Eenmalig, maandelijks of combinatie
Thuiswerkvergoedingen kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Denk aan een eenmalige uitkering, een maandelijkse toelage of een combinatie. Onder een eenmalige vergoeding vallen vaak de kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek, waaronder: een bureau, monitor of stoel. Een maandelijkse vergoeding richt zich vaak op terugkerende kosten van het thuiswerken, zoals: internet en koffie. Het is natuurlijk ook mogelijk om te kiezen voor een combinatie van de twee.
De onkostenvergoeding hoeft geen vast bedrag per werknemer te zijn. Veel organisaties kiezen er wel voor om iedereen dezelfde compensatie aan te bieden. Je kunt ook met declaraties werken.
Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht
Het bieden van een thuiswerkvergoeding is niet verplicht, maar er kunnen in de cao van je branche wel regels staan. Wanneer een werknemer vanuit huis werkt, geldt daarnaast ook een zorgplicht vanuit de Arbowet. Je bent – als werkgever – verantwoordelijk voor het leveren van een veilige en arbotechnisch goedgekeurde werkplek. Hieronder vallen stoelen, bureaus en andere hulpmiddelen. Ook de hoeveelheid (dag)licht speelt hierbij een rol. De zorgplicht komt erop neer dat je het gebruik van ergonomisch materiaal moet stimuleren. Is het voor medewerkers efficiënter om deze zelf aan te schaffen? Dan kun je voor de financiering de thuiswerkvergoeding gebruiken.
De Belastingdienst en thuiswerkvergoedingen
Wat zegt de Belastingdienst eigenlijk over de thuiswerkvergoeding? Vóór 2022 werd deze vergoeding voor medewerkers nog volledig belast, tenzij deze liep via de werkkostenregeling (WKR). Daar kwam in 2022 verandering in. Niet alleen vanwege corona, maar ook om dat het een positief effect heeft op het milieu.
In 2023 mag je thuiswerkend personeel een onbelaste vergoeding van maximaal € 2,15,- per dag geven. Dit mag ook wanneer ze slechts een deel van de dag thuiswerken. Je hoeft over dit bedrag geen loonheffing te betalen. Wilt je je werknemer meer betalen? Dan moet je over het deel boven de € 2,15,- euro wel loonheffing betalen.
De onbelaste thuiswerkvergoeding heeft gevolgen voor andere vergoedingen, die je je personeel kunt geven. Je mag bijvoorbeeld niet de onbelaste thuiswerkvergoeding én de onbelaste reiskostenvergoeding (maximaal 0,21 euro per kilometer) op één dag uitkeren.
De gemiddelde thuiswerkvergoeding volgens Nibud
Veel organisaties worstelen ermee: de hoogte van hun onkostenvergoeding. Gelukkig hoef je het wiel niet zelf uit te vinden. Het Nibud stelt als richtlijn dat een thuiswerkvergoeding ongeveer € 2,- per dag of € 440,- per jaar moet zijn. Deze bedragen zijn gebaseerd op het extra gas-, water- en elektriciteitsverbruik, de afschrijving van kantoormeubelen en het gebruik van overige artikelen, zoals: koffie, thee en wc-papier. De meeste bedrijven - en dus ook de overheid - houden deze richtlijn aan. De gemiddelde thuiswerkvergoeding valt dan ook ruwweg met de bedragen van het Nibud samen.
Door de hogere energierekening stijgen ook de thuiswerkkosten. 'Thuiswerken kost een werknemer in 2022 zo'n 3 euro per dag,' stelt het Nibud. Drie euro per werkdag zou dus een betere thuiswerkvergoeding zijn.
Thuiswerken is het “nieuwe normaal”
Corona heeft ervoor gezorgd dat we vaker en efficiënter thuiswerken. In veel sectoren is dit het "nieuwe normaal" geworden. Ook na de pandemie werkt het personeel hier minder vaak op kantoor. Geen vijf, maar twee of drie dagen per week is voldoende. Bij deze nieuwe manier van werken horen oplossingen, zoals: een thuiswerkvergoeding. Hiermee draag je als werkgever niet alleen bij aan de financiële lasten van je personeel, maar laat je ook zien dat je de gezondheid en de productiviteit van de werknemer waardeert.
Vragen over de thuiswerkvergoeding of over het vitaal houden van personeel? Wij helpen je graag!