Hybride werken: hoe geeft u dit vorm?

Door corona zijn we massaal meer thuis gaan werken. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de toekomst: we moeten op zoek naar een nieuw evenwicht. Steeds meer bedrijven overwegen daarom het hybride werken op te nemen in hun beleid: een combinatie van op kantoor en thuiswerken. Dit artikel neemt u mee in deze nieuwe manier van werken. Hoe geeft u hybride werken op een efficiënte manier vorm? En heeft deze manier van werken invloed op uw verzekering?

Wat is hybride werken?

Nu de corona-besmettingen weer lijken te dalen, overwegen veel bedrijven een nieuwe werkvorm te introduceren. Maar wat is hybride werken nu eigenlijk? De naam zegt het al: het is een hybride manier van werken, waarbij werknemers thuiswerken combineren met afspraken op kantoor. 

De locatie waar iemand werkt, is grotendeels afhankelijk van de geplande werkzaamheden. Vergt een taak veel concentratie? Dan is de keuze voor een eigen werkkamer – of: die leuke koffietent om de hoek – snel gemaakt. Het kantoor van uw bedrijf neemt hierbij een nieuwe rol aan. Namelijk: die van ontmoetingsplaats voor teams, teamleden en klanten. 

Wat zijn de voordelen?

Hybride werken combineert het beste van twee werelden: kantoor- en thuiswerken. Redenen waarom veel organisaties voor deze nieuwe werkvorm kiezen, zijn onder andere: 

  • Een verhoogd werkgeluk
  • Een verhoogde productiviteit
  • Een gezondere wereld

 

5 tips voor hybride werken

De signalen wijzen er steeds meer op dat hybride werken het ‘nieuwe normaal’ gaat worden. Deze werkwijze wilt u natuurlijk zo efficiënt mogelijk inrichten. Daarom hebben wij vijf handige tips voor u op een rijtje gezet: 

1. Maak goede werkafspraken

Hybride werken vraagt om goede afspraken. Wanneer werkt uw personeel op kantoor en wanneer thuis? Wij raden u aan om dit goed vast te leggen. De behoeften van uw medewerkers zullen onderling verschillen. Houd bij het maken van afspraken daarom rekening met de wensen van de individuele werknemer: wat werkt voor hem of haar het beste? Dit kan werken op kantoor, thuis of compleet ergens anders zijn. Met het oog op hybride werken zal er vaak sprake zijn van een combinatie. 

2. Stuur op resultaat

De reden om hybride werken binnen het beleid van uw onderneming op te nemen is duidelijk: het komt de productiviteit ten goede. Maak duidelijk welke resultaten u van uw personeel verwacht en laat ze vervolgens zoveel mogelijk vrij bij de invulling. Afhankelijk van de werknemer kunt u regels en kaders opleggen, maar stuur vooral op eigen verantwoordelijkheid. Wel kunt u enkele bedrijfsbrede principes introduceren, zoals: “vergaderingen plannen we tussen 10 en 4.”

3. Houd uw personeel op de hoogte

Een klacht, die bedrijven tijdens het thuiswerken veel van hun werknemers horen, is het gebrek aan inzicht: wat speelt er eigenlijk binnen de organisatie? Doordat mensen elkaar niet meer tegenkomen zijn ze niet op de hoogte van het laatste nieuws. Zo ontstaat er een afstand tussen de werknemer en het bedrijf. Dit wilt u bij hybride werken natuurlijk voorkomen. Plan daarom een vast moment in de agenda’s van uw werknemers, waarop u ze op de hoogte brengt van de laatste ontwikkelingen. 

4. Focus op het sociale aspect

Hybride werken kent één groot nadeel: werknemers werken langere tijd alleen. Als ondernemer wilt u het sociale aspect natuurlijk niet uit het oog verliezen. Dit zorgt namelijk voor verbinding binnen uw team. Als onderdeel van hybride werken kunt u online ‘koffiedates’ of evenementen organiseren. Het doel is dat collega’s met elkaar in gesprek gaan. Dat mág over werk gaan, maar liever over informele zaken, zoals: hobby’s en vakanties. 

5. Ontmoet elkaar offline

Online bijeenkomsten zijn leuk, maar fysiek is altijd beter. Hiermee helpt u niet alleen misverstanden uit de lucht, maar draagt u ook bij aan de onderlinge verbinding. Het doel van hybride werken is het combineren van kantoor- en thuiswerken. Organiseer daarom teamdagen op locatie, werk samen aan een project of nodig ‘gewoon’ iemand uit om te wandelen. Zo houdt u – ook bij het invoeren van hybride werken – de saamhorigheid binnen uw organisatie hoog. 

 

Een uitdaging: hybride vergaderen

Een nieuwe manier van werken brengt verandering met zich mee. Als ondernemer moet u nadenken over hoe u vergaderingen gaat vormgeven binnen het hybride werken. Een deel van uw werknemers zit namelijk op kantoor, terwijl een andere deel vanuit huis werkt. Hybride vergaderen kan hierbij een goede oplossing zijn: het biedt mensen de mogelijkheid om fysiek óf online aanwezig te zijn. 

De voor- en nadelen

De keuze om hybride te vergaderen maakt u natuurlijk niet zomaar. Deze vorm van hybride werken moet namelijk wel binnen uw onderneming passen. 

Voordelen

  • Meer flexibiliteit
  • Meer productiviteit
  • Meer werkgeluk en -plezier
  • Minder kosten aan zaalhuur
  • Minder reistijd

Nadelen

  • Niet voor iedere vergadering geschikt
  • Niet alle non-verbale communicatie is zichtbaar
  • Vergaderzalen moeten met de juiste techniek worden ingericht
  • Thuiswerker mist ‘koffiepraat’ na de vergadering 
  • Lastiger om kritische gesprekken te voeren

Niet iedere vergadering is geschikt voor een hybride vorm. Maak daarom altijd goede afspraken over welke bijeenkomsten wel en welke niet vanuit huis kunnen plaatsvinden. 

Tips voor effectief hybride vergaderen 

Overweegt u – in het kader van het nieuwe werken – hybride te vergaderen? Dan wilt u dit natuurlijk zo efficiënt mogelijk inrichten. De volgende tips kunnen u op weg helpen: 

  1. Las regelmatig pauzes in
  2. Nodig alleen personen uit die actief kunnen bijdragen
  3. Zorg voor interactie door vragen te stellen en beurten te geven
  4. Houd de vergaderingen kort en duidelijk
  5. Maak gebruik van digitale tools

 

Hybride werken en verzekeren

Verandert er iets binnen uw organisatie? Dan is het verstandig om uw verzekeringen te controleren. De risico’s, die u als ondernemer loopt, kunnen namelijk veranderen. Dit geldt ook voor hybride werken. Krijgt uw personeel laptops en/of mobiele telefoons thuis in bruikleen? Dan kunt u ervoor kiezen een aanvullende transportdekking voor elektronica af te sluiten. Met het oog op datalekken kan ook een cyberverzekering verstandig zijn. 
 
Kortom: bij het introduceren van het hybride werken is het nuttig om na te gaan of uw verzekeringen nog bij uw organisatie passen. Neem hiervoor gerust contact op onze verzekeringsadviseurs. 

ABN AMRO Verzekeringen

    Ook interessant