Feedback geven waarmee u uw medewerkers vooruit helpt

Wat is feedback precies?

Feedback betekent letterlijk: terugkoppeling. Wanneer u feedback geeft, koppelt u dus terug aan uw werknemer wat u is opgevallen. Dat kan bepaald gedrag zijn, een houding of een prestatie. Met feedback kunt u een verbeterpunt aandragen, maar ook een compliment geven. ‘Het moet in elk geval opbouwend zijn,’ zegt Sylvia. ‘Het belangrijkste doel van feedback, is inzicht geven in hoe iemand overkomt en functioneert. Met dat inzicht helpt u uw medewerkers zich te blijven ontwikkelen.’

Wat is het doel van feedback?

‘Door feedback te geven, zorgt u ervoor dat uw medewerkers hetzelfde doel als u voor ogen hebben,’ legt Sylvia uit. ‘Stel dat u als bedrijfsleider in de horeca de klantgerichtheid wilt verbeteren. Dan helpt het enorm als u daar heel helder over bent, zodat het ook voor uw mensen duidelijk is wat u van ze verwacht. Het is de kunst om dat doel samen zo concreet mogelijk te maken: vooral voor de mensen die dat doel helpen bereiken. Met feedback kunt u uw werknemers waar nodig bijsturen.’

 

Op welke momenten is feedback effectief?

‘Feedback op de werkvloer is het krachtigst wanneer u het in het moment zelf geeft,’ zegt Sylvia. ’Ziet u bijvoorbeeld uw medewerker iets doen wat niet handig is? Dan kunt u dat beter dezelfde dag nog bespreken dan een week later, als u het allebei alweer bijna vergeten zijn.’ 

Daarnaast zijn er vaste momenten voor het geven en ontvangen van feedback. ‘Aan het begin van het jaar maakt u samen met uw medewerker afspraken: wat gaat de medewerker doen, zowel inhoudelijk als op persoonlijke ontwikkeling. Door het jaar heen voert u regelmatig een functioneringsgesprek: dat is een gelijkwaardig gesprek, waarin u allebei vertellen hoe het gaat. Aan het eind van het jaar stelt u in een beoordelingsgesprek vast in hoeverre de gestelde doelen zijn gehaald.’ 

 

Wat is de beste manier om feedback te geven?

Het belangrijkste is volgens Sylvia om feedback zorgvuldig en met respect te geven. ‘Gebruik nooit: “Jij bent”, maar beschrijf wat u heeft gezien en hoe dat bij u is overgekomen. Het is minder ongemakkelijk om tops en complimenten te geven dan tips. Maar ga verbeterpunten niet uit de weg, want die zijn voor uw medewerker heel waardevol. Hoe fijn is het als iemand u eerlijk inzicht geeft in een nog effectievere manier van werken? Zelf probeer ik me bij het geven van feedback in de ontvanger te verplaatsen: hoe zou ik opbouwende feedback willen krijgen?’

'Het moet voor de ander ook duidelijk zijn dat de feedback die u geeft oprecht is en met een positieve bedoeling gegeven wordt,' vult Elise aan: 'Is dat niet het geval? Dan zal de ander zich snel aangevallen en onveilig voelen. U creëert daarmee een averechts effect. Iemand zal in de verdediging gaan of u kunt zelfs in een conflictsituatie terechtkomen. Het doel van het geven van feedback moet dan ook zijn dat u iemand wilt helpen zichzelf te verbeteren of ontwikkelen.' 

Uw medewerkers hebben het meeste aan feedback die: 

• respectvol en opbouwend is 
• helder en uitvoerbaar is
• nieuwe kennis of inzichten biedt
• relevant (voor de situatie) is 
• toepasbaar is op vergelijkbare situaties 

 

Maak gebruik van feedforward en het 4G-model

Feedback geven en ontvangen helpt bij groei en ontwikkeling, maar blijft een van de lastigste thema’s binnen communiceren met anderen. Elise legt uit: 'Wanneer feedback op een verkeerde wijze gegeven wordt, kan het voor degene die de feedback ontvangt onveilig voelen. Geef dus niet alleen feedback, maar juist feedforward. Bij feedforward ligt de nadruk niet op wat er allemaal beter kan, maar op het gewenste gedrag in de toekomst.'

Zo kunt u gebruikmaken van het 4G-feedbackmodel. 'Dit model gaat uit van het GEDRAG wat een ander laat zien, het GEVOEL dat u hierdoor krijgt, wat het GEVOLG van dit gedrag is en wat het GEWENSTE gedrag zou moeten zijn. Zorg er altijd voor dat de insteek bij het geven van feedback positief is. Zo is feedback geven en ontvangen veilig en leerzaam en helpt het de samenwerking in een organisatie, team of groep mensen te versterken.' 

 

Is het goed om collega’s feedback te laten geven?

‘Feedback van collega’s kan zeker ook heel waardevol zijn. Bij ABN AMRO Verzekeringen meten we twee keer per jaar de betrokkenheid van medewerkers. Op dat moment kunnen medewerkers anoniem een compliment geven aan een collega. Daar wordt veel gebruik van gemaakt. Verder hebben we een tool waarmee medewerkers collega’s om feedback kunnen vragen. Dat kan op elk moment, maar het liefst na afronding van een groot project. Dat kan met vragen als: “Heb je nog tips of tops voor mij? Wat vind je van onze samenwerking?” Daar kunnen ze echt wat mee.’ 

 

Waarom is positieve feedback (complimenten) geven zo belangrijk?

‘Iedereen wil van toegevoegde waarde zijn en zijn werk goed doen. Dat geeft energie en vertrouwen om elke dag weer je best te doen. Een compliment geeft herkenning en waardering: het is een essentiële motor voor betrokken medewerkers die elke dag weer het beste resultaat voor u en het bedrijf willen neerzetten.’

Elise Burger beaamt dat: 'Het geven van positieve feedback heeft te maken met waardering en het gevoel dat u richting, ruimte en ruggensteun ontvangt vanuit collega’s, leidinggevenden en collega’s. Allemaal voorwaarden voor duurzaam inzetbaar zijn en blijven.'

Hoe zorg je dat werknemers feedback gaan omarmen?

‘Bedenk dat een feedbackcultuur iets is wat moet groeien binnen een organisatie,’ benadrukt Sylvia. ‘Wij nuchtere Nederlanders zijn van oorsprong niet gewend om met feedback om te gaan en denken al gauw: doe nou maar gewoon je werk. Gelukkig wordt het steeds normaler om een terugkoppeling te geven. Ik zie dat al bij mijn kinderen: die leren op een natuurlijke manier op school om elkaar tips en tops te geven. In de werkomgeving voelt dat vaak nog onwennig. Daarom is het een belangrijke taak van de leidinggevende om een veilige omgeving voor feedback op de werkvloer te bieden. 

Dat doet u door als leidinggevende zelf hierin het goede voorbeeld te geven. Dit betekent dat u zich soms dus ook kwetsbaar op moet stellen. Als u zelfs iets onhandig of niet goed gedaan heeft, is het heel waardevol om dit te benoemen. Fouten maken mag, daar leert u juist van.’

 

Wat adviseer je ondernemers met weinig personeel?

‘Het is belangrijk dat er iemand is waarmee u regelmatig kunt sparren over hoe u het beste uit uw team kunt halen, hoe groot of klein dat ook is. Uw medewerkers moeten het elke dag voor u doen. Daarom is oog blijven houden voor hoe u mensen het doen het allerbelangrijkste, ook al heeft u het nog zo druk met andere zaken. Vraagt u zich daarom steeds weer af: wat kan ik doen om ervoor te zorgen dat zij beter hun werk kunnen doen? En als people management niet uw expertise is, kunt u daar een training voor volgen of u kunt iemand inhuren om u daarover te laten adviseren. Het is de moeite waard om uw medewerkers waardevolle feedback te kunnen geven.’