Wat is hybride werken?
De naam zegt het al: het is een hybride manier van werken, waarbij werknemers thuiswerken combineren met afspraken op kantoor. De locatie waar iemand werkt, is grotendeels afhankelijk van de geplande werkzaamheden. Vergt een taak veel concentratie? Dan is de keuze voor een eigen werkkamer – of: die leuke koffietent om de hoek – snel gemaakt. Het kantoor van je bedrijf neemt hierbij een nieuwe rol aan. Namelijk: die van ontmoetingsplaats voor teams, teamleden en klanten.
Wat zijn de voordelen?
Hybride werken combineert het beste van twee werelden: kantoor- en thuiswerken. Redenen waarom veel organisaties voor deze nieuwe werkvorm kiezen, zijn onder andere:
- Een verhoogd werkgeluk
- Een verhoogde productiviteit
- Een gezondere wereld
5 tips voor hybride werken
De signalen wijzen er steeds meer op dat hybride werken het ‘nieuwe normaal’ gaat worden. Deze werkwijze wil je natuurlijk zo efficiënt mogelijk inrichten. Daarom hebben wij vijf handige tips voor je op een rijtje gezet:
1. Maak goede werkafspraken
Hybride werken vraagt om goede afspraken. Wanneer werkt je personeel op kantoor en wanneer thuis? Wij raden je aan om dit goed vast te leggen. De behoeften van je medewerkers zullen onderling verschillen. Houd bij het maken van afspraken daarom rekening met de wensen van de individuele werknemer: wat werkt voor hem of haar het beste? Dit kan werken op kantoor, thuis of compleet ergens anders zijn. Met het oog op hybride werken zal er vaak sprake zijn van een combinatie.
2. Stuur op resultaat
De reden om hybride werken binnen het beleid van je onderneming op te nemen is duidelijk: het komt de productiviteit ten goede. Maak duidelijk welke resultaten jij van je personeel verwacht en laat ze vervolgens zoveel mogelijk vrij bij de invulling. Afhankelijk van de werknemer kun je regels en kaders opleggen, maar stuur vooral op eigen verantwoordelijkheid. Wel kun je enkele bedrijfsbrede principes introduceren, zoals: “vergaderingen plannen we tussen 10 en 4.”
3. Houd je personeel op de hoogte
Een klacht, die bedrijven tijdens het thuiswerken veel van hun werknemers horen, is het gebrek aan inzicht: wat speelt er eigenlijk binnen de organisatie? Doordat mensen elkaar niet meer tegenkomen zijn ze niet op de hoogte van het laatste nieuws. Zo ontstaat er een afstand tussen de werknemer en het bedrijf. Dit wil je bij hybride werken natuurlijk voorkomen. Plan daarom een vast moment in de agenda’s van je werknemers, waarop je ze op de hoogte brengt van de laatste ontwikkelingen.
4. Focus op het sociale aspect
Hybride werken kent één groot nadeel: werknemers werken langere tijd alleen. Als ondernemer wil je het sociale aspect natuurlijk niet uit het oog verliezen. Dit zorgt namelijk voor verbinding binnen je team. Als onderdeel van hybride werken kun je online ‘koffiedates’ of evenementen organiseren. Het doel is dat collega’s met elkaar in gesprek gaan. Dat mág over werk gaan, maar liever over informele zaken, zoals: hobby’s en vakanties.
5. Ontmoet elkaar offline
Online bijeenkomsten zijn leuk, maar fysiek is altijd beter. Hiermee help je niet alleen misverstanden uit de lucht, maar draag je ook bij aan de onderlinge verbinding. Het doel van hybride werken is het combineren van kantoor- en thuiswerken. Organiseer daarom teamdagen op locatie, werk samen aan een project of nodig ‘gewoon’ iemand uit om te wandelen. Zo houd je – ook bij het invoeren van hybride werken – de saamhorigheid binnen je organisatie hoog.
Een uitdaging: hybride vergaderen
Een nieuwe manier van werken brengt verandering met zich mee. Als ondernemer moet je nadenken over hoe je vergaderingen gaat vormgeven binnen het hybride werken. Een deel van je werknemers zit namelijk op kantoor, terwijl een andere deel vanuit huis werkt. Hybride vergaderen kan hierbij een goede oplossing zijn: het biedt mensen de mogelijkheid om fysiek óf online aanwezig te zijn.
De voor- en nadelen
De keuze om hybride te vergaderen maak je natuurlijk niet zomaar. Deze vorm van hybride werken moet namelijk wel binnen je onderneming passen.
Voordelen
- Meer flexibiliteit
- Meer productiviteit
- Meer werkgeluk en -plezier
- Minder kosten aan zaalhuur
- Minder reistijd
Nadelen
- Niet voor iedere vergadering geschikt
- Niet alle non-verbale communicatie is zichtbaar
- Vergaderzalen moeten met de juiste techniek worden ingericht
- Thuiswerker mist ‘koffiepraat’ na de vergadering
- Lastiger om kritische gesprekken te voeren
Niet iedere vergadering is geschikt voor een hybride vorm. Maak daarom altijd goede afspraken over welke bijeenkomsten wel en welke niet vanuit huis kunnen plaatsvinden.
Tips voor effectief hybride vergaderen
Overweeg je – in het kader van het nieuwe werken – hybride te vergaderen? Dan wil je dit natuurlijk zo efficiënt mogelijk inrichten. De volgende tips kunnen je op weg helpen:
- Las regelmatig pauzes in
- Nodig alleen personen uit die actief kunnen bijdragen
- Zorg voor interactie door vragen te stellen en beurten te geven
- Houd de vergaderingen kort en duidelijk
- Maak gebruik van digitale tools
Hybride werken en verzekeren
Verandert er iets binnen je organisatie? Dan is het verstandig om je verzekeringen te controleren. De risico’s, die je als ondernemer loopt, kunnen namelijk veranderen. Dit geldt ook voor hybride werken. Krijgt je personeel laptops en/of mobiele telefoons thuis in bruikleen? Dan kun je ervoor kiezen een aanvullende transportdekking voor elektronica af te sluiten. Met het oog op datalekken kan ook een cyberverzekering verstandig zijn.
Kortom: bij het introduceren van het hybride werken is het nuttig om na te gaan of je verzekeringen nog bij je organisatie passen. Neem hiervoor gerust contact op onze verzekeringsadviseurs.