Een factuur maken: hoe doe je dat?

Wanneer stuur je een factuur?

Een eigen bedrijf starten heeft vaak één doel: goederen en diensten leveren. Je maakt een factuur wanneer je dit hebt gedaan. Je verstuurt je rekening zo snel mogelijk na afronding van de opdracht; uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je je goederen of diensten hebt geleverd.

 

Wat moet er verplicht op je factuur staan?

Een factuur maken is meer dan de rekening opmaken voor je klant. Je moet met je factuur ook aan een aantal eisen voldoen. De Belastingdienst verplicht je bijvoorbeeld een aantal onderdelen op je factuur te zetten, voordat je deze mag opnemen in je btw-administratie.

Zet in ieder geval op je factuur:

• De naam- en adresgegevens van je bedrijf
• De naam- en adresgegevens van je klant
• Je btw-identificatienummer 
• Je KvK-nummer
• De factuurdatum (de datum waarop je de factuur verstuurt)
• Een uniek en oplopend factuurnummer
• De goederen of diensten die je levert 
• De datum van levering
• Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt
• De btw die je over je goederen of uren rekent

Op deze webpagina van de Belastingdienst vind je meer informatie over de eisen voor het maken van een factuur.

 

Welke bedragen zet je op de factuur?

Wanneer je een factuur maakt, moet je vooral weten welke prijs je mag rekenen. In de meeste gevallen maak je daar voor uitvoering van de opdracht afspraken over. Je opdrachtgever moet in ieder geval vooraf weten wat jouw prijzen of tarieven zijn. 

Vooraf duidelijkheid met een offerte 

In veel gevallen vraagt de klant vooraf om een offerte: een prijsopgave. Daarin maak je een inschatting van de hoeveelheid uren of dagen die je gaat besteden en/of van de materialen die je gaat gebruiken en tegen welke prijs. In sommige gevallen spreek je een vaste prijs af, ongeacht het aantal uur dat je besteedt of de materialen die je gebruikt.

Btw

Wanneer je een factuur maakt, zet je daar het totaal door de klant verschuldigde bedrag op, met en zonder btw. Geef duidelijk aan welk btw-tarief je rekent en bereken vervolgens het totaalbedrag inclusief btw. Het totaalbedrag is het bedrag dat je klant naar je moet overmaken.

Voorbeeld van een factuur

Maar hoe ziet al die informatie er in de praktijk dan uit? Om jou en andere startende ondernemers op weg te helpen bij het maken van je factuur, hebben we een template voor je gemaakt. Het is een fictief voorbeeld van een factuur voor geleverde diensten; fotografie, in dit geval. 

Hoe verstuur je je factuur?

Je mag zelf bepalen of je je facturen digitaal of op papier verstuurt. Steeds meer ondernemers maken een digitale factuur: zij sturen een pdf via e-mail. Wanneer je opdrachten uitvoert voor de Rijksoverheid, ben je verplicht een elektronische factuur (e-factuur) te versturen. Dat is meer dan een pdf: het is een digitale factuur in XML-formaat. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor kan jouw klant de factuur eenvoudiger in de factuuradministratie opnemen.

Meer over e-facturatie kun je lezen op: Elektronisch factureren E-factureren.

Software of met de hand?

Je kunt handmatig een factuur maken, op basis van een zelfgemaakt of een bestaand sjabloon (zoals hierboven). Word en Excel bieden ook factuursjablonen, maar die zijn niet voor elk bedrijf geschikt. Het voordeel van een geautomatiseerd sjabloon is dat de formules het rekenwerk voor je doen. Dat vermindert de kans op rekenfouten. Je kunt ook een boekhoudprogramma gebruiken om je facturen te maken. Een dergelijk programma maakt automatisch oplopende factuurnummers aan, zorgt voor juiste en volledige informatie en een overzichtelijke opmaak. 

 

Snelle betaling

Bij het opstellen van je factuur, kan je op verschillende manieren zorgen dat jouw klant de factuur zo snel mogelijk betaalt.  

De juiste informatie op de juiste plek

Bedenk bij het maken van je factuur dat steeds meer bedrijven, vooral de wat grotere, scan- en herkensoftware gebruiken om facturen in te boeken. Die software herkent je bedrijfsgegevens en voert je factuur automatisch in het betaal- en boekhoudsysteem van jouw klant in. Ook voor bedrijven die facturen handmatig verwerken, is het prettig om een overzichtelijke factuur te ontvangen.

Een duidelijke en aantrekkelijk opmaak

Aansluitend op de vorige alinea: een heldere opmaak vergroot de herkenbaarheid van je factuur. Zwarte letters op een witte achtergrond werken het beste. Laat het sjabloon eenmalig door een vormgever opmaken in jouw huisstijl met logo: daarmee krijgt je factuur een professionele uitstraling. 

Een duidelijke betalingstermijn

Vergeet bij het maken van je factuur niet om duidelijk te vermelden hoe snel jouw opdrachtgever deze moet voldoen. Bijvoorbeeld binnen twee weken of 30 dagen. Heb je een krappe cashflow? Dan kan je overwegen jouw opdrachtgevers korting te bieden bij een snelle betaling. 

 

Bewaarplicht

Tot slot nog dit: nadat je de factuur heeft gemaakt en verstuurd, moet je die verplicht 7 jaar bewaren. Dat vraagt de Belastingdienst van jou: zij moet in die periode jouw administratie kunnen controleren. 

Bekijk onze video

Bekijk meer praktische video's voor startende ondernemers op De Eerste Keer.