Een factuur maken: hoe doet u dat?

U heeft uw eerste klus als ondernemer afgerond. Tijd om de vruchten te plukken: u mag uw klant een factuur sturen. Wanneer u een correcte en aantrekkelijke factuur opstelt, vergroot u daarmee de kans op een snelle betaling. Maar hoe maakt u een factuur? In dit artikel geven wij u het antwoord. Ter verduidelijking kunt u hier ook een factuurvoorbeeld downloaden.

ABN AMRO Verzekeringen 30 nov 2021

Wanneer stuurt u een factuur?

Een eigen bedrijf starten heeft vaak één doel: goederen en diensten leveren. U maakt een factuur wanneer u dit heeft gedaan. U verstuurt uw rekening zo snel mogelijk na afronding van de opdracht; uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin u uw goederen of diensten heeft geleverd.

Wat moet er verplicht op uw factuur staan?

Een factuur maken is meer dan de rekening opmaken voor uw klant. U moet met uw factuur ook aan een aantal eisen voldoen. De Belastingdienst verplicht u bijvoorbeeld een aantal onderdelen op uw factuur te zetten, voordat u deze mag opnemen in uw btw-administratie.

Zet in ieder geval op uw factuur:

De naam- en adresgegevens van uw bedrijf
De naam- en adresgegevens van uw klant
Uw btw-identificatienummer
Uw KVK-nummer
De factuurdatum (de datum waarop u de factuur verstuurt)
Een uniek en oplopend factuurnummer
De goederen of diensten die u levert
De datum van levering
Hoeveel goederen of uren u in rekening brengt
De btw die u over uw goederen of uren rekent

Op deze webpagina van de Belastingdienst vindt u meer informatie over de eisen voor het maken van een factuur.

Welke bedragen zet u op de factuur?

Wanneer u een factuur maakt, moet u vooral weten welke prijs u mag rekenen. In de meeste gevallen maakt u daar voor uitvoering van de opdracht afspraken over. Uw opdrachtgever moet in ieder geval vooraf weten wat uw prijzen of tarieven zijn.

Vooraf duidelijkheid met een offerte

In veel gevallen vraagt de klant vooraf om een offerte: een prijsopgave. Daarin maakt u een inschatting van de hoeveelheid uren of dagen die u gaat besteden en/of van de materialen die u gaat gebruiken en tegen welke prijs. In sommige gevallen spreekt u een vaste prijs af, ongeacht het aantal uur dat u besteedt of de materialen die u gebruikt.

Btw

Wanneer u een factuur maakt, zet u daar het totaal door de klant verschuldigde bedrag op, met en zonder btw. Geef duidelijk aan welk btw-tarief u rekent en bereken vervolgens het totaalbedrag inclusief btw. Het totaalbedrag is het bedrag dat uw klant naar u moet overmaken.

Voorbeeld van een factuur

Maar hoe ziet al die informatie er in de praktijk dan uit? vraagt u zich wellicht af. Om u en andere startende ondernemers op weg te helpen bij het maken van uw factuur, hebben we een template voor u gemaakt. Het is een fictief voorbeeld van een factuur voor geleverde diensten; fotografie, in dit geval.

Hoe verstuurt u uw factuur?

U mag zelf bepalen of u uw facturen digitaal of op papier verstuurt. Steeds meer ondernemers maken een digitale factuur: zij sturen een pdf via e-mail. Wanneer u opdrachten uitvoert voor de Rijksoverheid, bent u verplicht een elektronische factuur (e-factuur) te versturen. Dat is meer dan een pdf: het is een digitale factuur in XML-formaat. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor kan uw klant de factuur eenvoudiger in de factuuradministratie opnemen.

Meer over e-facturatie kunt u lezen op: Elektronisch factureren E-factureren.

Software of met de hand?

U kunt handmatig een factuur maken, op basis van een zelfgemaakt of een bestaand sjabloon (zoals hierboven). Word en Excel bieden ook factuursjablonen, maar die zijn niet voor elk bedrijf geschikt. Het voordeel van een geautomatiseerd sjabloon is dat de formules het rekenwerk voor u doen. Dat vermindert de kans op rekenfouten. U kunt ook een boekhoudprogramma gebruiken om uw facturen te maken. Een dergelijk programma maakt automatisch oplopende factuurnummers aan, zorgt voor juiste en volledige informatie en een overzichtelijke opmaak.

Snelle betaling

Bij het opstellen van uw factuur, kunt u op verschillende manieren zorgen dat uw klant de factuur zo snel mogelijk betaalt.

De juiste informatie op de juiste plek

Bedenk bij het maken van uw factuur dat steeds meer bedrijven, vooral de wat grotere, scan- en herkensoftware gebruiken om facturen in te boeken. Die software herkent uw bedrijfsgegevens en voert uw factuur automatisch in het betaal- en boekhoudsysteem van uw klant in. Ook voor bedrijven die facturen handmatig verwerken, is het prettig om een overzichtelijke factuur te ontvangen.

Een duidelijke en aantrekkelijk opmaak

Aansluitend op de vorige alinea: een heldere opmaak vergroot de herkenbaarheid van uw factuur. Zwarte letters op een witte achtergrond werken het beste. Laat het sjabloon eenmalig door een vormgever opmaken in uw huisstijl met logo: daarmee krijgt uw factuur een professionele uitstraling.

Een duidelijke betalingstermijn

Vergeet bij het maken van uw factuur niet om duidelijk te vermelden hoe snel uw opdrachtgever deze moet voldoen. Bijvoorbeeld binnen twee weken of 30 dagen. Heeft u een krappe cashflow? Dan kunt u overwegen uw opdrachtgevers korting te bieden bij een snelle betaling.

Bewaarplicht

Tot slot nog dit: nadat u de factuur heeft gemaakt en verstuurd, moet u die verplicht 7 jaar bewaren. Dat vraagt de Belastingdienst van u: zij moet in die periode uw administratie kunnen controleren.