Ga direct naar de inhoud

Bliksemschade aan je bedrijf?

Je administratie bijhouden: zo doe jij dat als een pro!

Administratie bijhouden.jpg

De administratie bijhouden is voor veel ondernemers een vervelende klus. Het is een taak die wettelijk verplicht is en daardoor soms aanvoelt als een ‘moetje’. Toch is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan. Een geordende administratie zorgt voor structuur, financieel overzicht en rust. Zo houd jij altijd de controle over de belangrijke zaken. Maar hoe kun je de administratie nou het beste bijhouden? We geven je graag tips!

Waarom moet je jouw administratie goed bijhouden?

Er zijn meerdere redenen waarom jouw administratie op orde moet zijn. Hieronder noemen we de belangrijksten: 

  1. Het is wettelijk verplicht. Heel simpel, je moet dit doen van de overheid. De Belastingdienst kan op elk moment vragen stellen over je financiën.
  2. Altijd inzicht in de positie van je bedrijf. Je ziet in één oogopslag of je winst of verlies maakt. Het maken van een balans- en winst-en-verliesrekening is een stuk makkelijker wanneer je administratie op orde is.
  3. Alles bij de hand voor de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. Elk kwartaal doe je de btw-aangifte en je kunt zelf kiezen of je de inkomensbelasting maandelijks of na afloop van het kalenderjaar afdraagt. Als je dit niet op tijd doet, kun je een boete krijgen. Een geordende administratie helpt je om deze deadline netjes te halen.
  4. Trends ontdekken. Als jij al wat langer onderneemt, kun je aan de hand van je administratie trends in inkomsten en uitgaven zien. Zo kun je makkelijker rekening houden met een fluctuerende inkomstenstroom.

Hoewel het bijhouden van de administratie voor ondernemers niet het leukste klusje is, voorkomt het wel een hoop stress. Wanneer jouw bedrijf van de grond komt en je steeds meer werk krijgt, is het overzicht snel verloren. Op zulke momenten is het extra fijn als je administratie vanaf de eerste dag op orde is.

 

Welke gegevens horen er in jouw administratie? 

In principe is het gemakkelijk te onthouden wat je moet bijhouden. Alles rondom de inkoop en verkoop moet je bewaren. Dit zijn bijvoorbeeld:

  1. Inkoopfacturen en afschriften voor gemaakte kosten
  2. Bonnetjes (reiskosten, relatiegeschenken, zakelijke uitjes en etentjes, parkeerkosten etc.)
  3. Verkoopfacturen
  4. Offertes, contracten en overeenkomsten
  5. Belastingaanslagen: omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet
  6. Agenda’s en/of hoeveelheid besteedde uren aan jouw bedrijf (vanwege het urencriterium)
  7. Informatie rondom personeelszaken (mocht je mensen in dienst willen nemen)

 

Hoe lang moet je jouw administratie bewaren? 

Je moet als ondernemer je administratie minimaal zeven jaar opslaan. Dit is wettelijk verplicht. Bij vastgoed en andere onroerende zaken geldt een verplichte bewaartermijn van tien jaar. Je kunt dit zowel fysiek als digitaal opslaan, dat is natuurlijk je eigen keuze. Het voordeel van digitaal opslaan is dat het minder snel verloren gaat en je het makkelijker naar de Belastingdienst kunt sturen. 

 

Hoe zet ik mijn administratie op? 

Het opzetten van een overzichtelijke administratie kost wat tijd. Zorg ervoor dat je het direct goed aanpakt, want dat scheelt je werk in de toekomst. Naast een stappenplan geven we je daarom ook wat tips.

Stap 1: Verzamel alle gegevens tot dusver. 

Hier bedoelen we mee: het inschrijvingsbewijs bij de Kamer van Koophandel, de bonnetjes van gemaakte kosten en bijvoorbeeld informatie van je zakelijke bankrekening. Scan papieren documenten in als je een digitale omgeving wilt gebruiken of orden alle papieren in één of meerdere mappen. Het belangrijkste is: houd alles netjes bij elkaar. 

Stap 2: Kies een boekhoudmethode. 

Ga je digitaal boekhouden of kies je voor ouderwets op papier? Wij raden je aan om een digitaal boekhoudpakket te kiezen. Dit zorgt namelijk voor meer structuur en zo zie je veel sneller of alles klopt. Deze pakketten hebben vaak ingebouwde rekentools. Dit is veel makkelijker dan wanneer je bijvoorbeeld zelf een Excel-bestand bijhoudt. Er zijn allerlei soorten software waar je mee kunt werken. Als je gebruik wilt maken van de diensten van een boekhouder, dan kun je vaak kiezen welke diensten het beste bij je passen. Doet deze persoon bijvoorbeeld alleen de inkomstenbelasting of ook de driemaandelijkse btw-aangifte? Als je dit zelf wilt doen is het vooral belangrijk dat je een boekhoudpakket kiest waar je makkelijk mee kunt werken.

Stap 3: Zorg voor regelmaat. 

Kies een vast moment in de week of maand waar je je administratie bijwerkt. Dit voorkomt dat je achter gaat lopen. Het vaste moment dwingt je om je administratie structureel bij te werken, waardoor je op elk moment weet hoe je bedrijf ervoor staat. 

Stap 4: Markeer belangrijke momenten in je agenda. 

Elk kwartaal moet je de kwartaalaangifte doen bij de Belastingdienst. Zorg dat dit in je agenda staat en je hier een melding van krijgt. Hetzelfde geldt voor de aangifte inkomstenbelasting. Deze moet je op tijd invullen en zelf overmaken. Als je dit te laat doet, kun je een boete krijgen.

 

Zelf of uitbesteden aan boekhouder

Als je als eenmanszaak start en je enkel je uren factureert, kan het doen van je administratie erg makkelijk zijn. Ga je producten verkopen en maak je hier veel kosten voor? Dan wordt het al lastiger. En ben je niet zo’n held met cijfers en weet je niet zeker of je de administratie goed kunt uitvoeren? Dan is het verstandig om hier een professional voor in te schakelen. Een boekhouder werkt jouw administratie regelmatig bij. Een bijkomend voordeel is dat een boekhouder je ook geld kan besparen, omdat deze van alle regels en uitzonderingen op de hoogte is. Wie weet verdien je deze kosten dus gewoon weer terug!

 

Na het volgen van dit stappenplan ben jij een pro in het bijhouden van jouw administratie en is jouw boekhouding tiptop in orde! Ben je een startende ondernemer en wil je meer artikelen lezen over de eerste keer ondernemen? Bekijk onze serie artikelen over ‘De Eerste Keer’. Zo kun je direct aan de slag met jouw onderneming.

Geschreven door

Ook interessant