Wat zijn algemene voorwaarden en waarom heb je deze nodig?
Algemene voorwaarden zijn de standaard regels die jij kunt gebruiken bij het sluiten van een overeenkomst met je klant. Het is wettelijk niet verplicht om deze voorwaarden te hebben. Toch zijn er in overleg met de Consumentenbond vanuit veel branches verplicht algemene consumentenvoorwaarden opgesteld. Controleer daarom altijd of je branche algemene voorwaarden verplicht stelt.
Dankzij algemene voorwaarden is direct duidelijk welke rechten en plichten jij en jouw klant hebben. Zo weten jouw klanten wat ze kunnen verwachten; bijvoorbeeld op het gebied van garantie, aansprakelijkheid en betalen. Andersom verklein je je risico’s als ondernemer. Er zijn wel een aantal regels voor het opstellen van algemene voorwaarden, dat leggen we hieronder uit.
Bekijk ook ons eerder verschenen artikel 'Waarom algemene voorwaarden belangrijk zijn'.
Waar en wanneer gebruik je algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden stuur je mee bij een offerte. Je deelt ze op deze manier voordat jouw klant de offerte en/of het contract tekent. Door vooraf te informeren over de algemene voorwaarden hoef je niet bij elke nieuwe opdracht te onderhandelen over bijvoorbeeld de leverings-, betalings- en garantiebepalingen.
Als de klant vooraf akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden, kun je je pas beroepen op regels in de voorwaarden. In andere woorden: de algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je aan je informatieplicht hebt voldaan. Stuur ze daarom altijd mee met de eerste offerte. Wil je bij langere dienstverlening niet elke keer meerdere documenten sturen? Deel de algemene voorwaarden dan openbaar, bijvoorbeeld op je website. Hier verwijs je vervolgens naar in je offerte en facturen. De algemene voorwaarden van jouw bedrijf kun je ook bij KVK of de rechtbank deponeren. Dit is niet verplicht.
Wat staat er in de algemene voorwaarden?
In de algemene voorwaarden bespreek je onderwerpen die aansluiten op jouw bedrijf en/of branche. Denk hierbij aan betalingsvoorwaarden, garantie en conflicten. Ook stellen ondernemers soms aparte inkoop- en verkoopwaarden op. Je algemene voorwaarden moeten in ieder geval aan twee eisen voldoen:
- de voorwaarden mogen niet onredelijk zijn
- je hebt een informatieplicht
In artikelen 236 en 237 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 staan de wettelijke regels rondom (on)redelijkheid. Informatieplicht houdt in dat je de klant goed en op tijd informeert over jouw algemene voorwaarden.
In de algemene voorwaarden komen onderstaande onderwerpen vaak voor:
- Aansprakelijkheid: aansprakelijkheid bij schade die is ontstaan door een fout van een product of dienst kun je niet afwijzen. Wel kun je beperkingen en de hoogte van de schadevergoeding toelichten.
- Betaling en incasso: licht toe binnen welk termijn de klant moet betalen en leg uit wat de incassomaatregelen zijn, zoals incassokosten en rente bij het overschrijden van de betalingstermijn.
- Garantie: bij producten hoort een wettelijke garantie. Deze garantie kun je niet inkorten, maar wel verlengen. Denk aan (aanvullende) voorwaarden waarbij er sprake is van extra garantie.
- Levering: informatie over levertijd, transport- en bezorgkosten. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als je door omstandigheden een product/dienst niet kunt leveren (overmacht)? Ook kun je informeren over de kosten rondom transport, verzekering en invoerrechten.
- Offerte: geef een beschrijving van de vrijblijvendheid en de geldigheid van de offerte, maar ook de verdere voorwaarden van aanvaarding.
- Verlenging en opzeggen: een uiteenzetting van de afspraken die van toepassing zijn bij het opzeggen en verlengen van abonnementen en/of samenwerkingen.
Wijzig je jouw algemene voorwaarden?
Als je doorlopende producten of diensten levert zoals een abonnement, moet je bij het wijzigen van de algemene voorwaarden de volgende regels volgen:
- Bij de aankoop moet het duidelijk zijn dat de voorwaarden tussentijds kunnen wijzigen.
- Bij wijzigingen stuur je de nieuwe algemene voorwaarden naar je klant.
- De wijzigingen moeten redelijk zijn (zie art. 236 en 237 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6). Ook moet de klant de overeenkomst kunnen opzeggen en kun je de prijs van een abonnement niet binnen drie maanden veranderen.
Specifieke voorwaarden voor branche of beroep
Sommige branches of beroepen hebben specifieke voorwaarden. Welke voorwaarden er gelden kun je per branche terugvinden op het overzicht van de Sociaal-Economische Raad (SER).
Stel je de algemene voorwaarden zelf op of besteed je het uit?
Algemene voorwaarden kun je zelf opstellen, maar je kunt ze ook laten opstellen door een juridisch adviseur. Heb je moeite met het opstellen van algemene voorwaarden of zijn er veel juridische vereisten? Dan is het uitbesteden van deze taak misschien een betere keuze. Stel je zelf de voorwaarden op? Laat ze dan altijd nog controleren door een jurist.