‘De AVG draait om de bescherming van persoonsgegevens. Dat kunnen gegevens van uw klanten zijn, maar ook van uw medewerkers, prospects, sollicitanten of leveranciers. Het gaat in ieder geval niet om bedrijfsgegevens, enkel om gegevens die te herleiden zijn naar een persoon. De wet legt de verantwoordelijkheid bij u als ondernemer om aan te tonen dat u aan de privacyregels voldoet. Maar waar begint u? Een belangrijke en logische eerste stap, is het in kaart brengen van welke persoonsgegevens u verwerkt. Vervolgens is het belangrijk om maatregelen te treffen om die gegevens correct en veilig te verwerken.
Tip 1: Stel een privacyreglement en cookieverklaring op
Onder de AVG heeft u als ondernemer een informatieplicht. Dit betekent dat u verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet en waarom. Stel dus een privacyreglement op en zet dit op uw website. Heeft u een website waarmee u cookies verzamelt? Dan bent u ook verplicht een cookieverklaring op te stellen. Daarin legt u uit welke cookies u gebruikt en met welk doel.
Tip 2: Maak afspraken met verwerkers
Geeft u persoonsgegevens door aan andere partijen? Bijvoorbeeld aan een salarisadministrateur of hostingpartij? Dan moet u met deze partij (ook wel ‘verwerker’ genoemd) afspraken maken over de verwerking van de gegevens. Deze afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd. Het document waarin de afspraken staan beschreven wordt een ‘verwerkersovereenkomst’ genoemd.
Tip 3: Stel een verwerkingsregister en datalekregister op
In een register van alle verwerkingsactiviteiten houdt u bij welke persoonsgegevens u verwerkt, waarom u deze gegevens verwerkt, waar en hoe lang u deze gegevens bewaart en hoe u dit heeft beveiligd. Naast het registreren van verwerkingsactiviteiten bent u verplicht eventuele datalekken binnen uw organisatie te registreren. Ernstige datalekken moet u binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Heeft u hulp nodig bij datalekken? En bent u klant bij ABN AMRO? Maak dan gratis gebruik van Privacy Zeker Start: hier kunt u datalekken melden, ondersteuning krijgen en nog veel meer.
Tip 4: Neem technische en organisatorische maatregelen
De wet schrijft voor dat u ‘passende technische en organisatorische maatregelen’ moet nemen om persoonsgegevens, waarvoor u als ondernemer verantwoordelijk bent, te beschermen. Dit is natuurlijk heel breed, maar hierbij bedoelt de wetgever maatregelen als encryptie van gegevens, maar ook toegangscontrole (fysiek en digitaal), een veiligwachtwoordbeleid en regelmatige back-ups.
Tip 5: Creëer privacy-bewustzijn
Misschien is dit nog wel de belangrijkste tip: zorg dat privacy gaat leven binnen uw organisatie, want met alleen vastleggen bent u er nog niet. Weten uw medewerkers wat privacy betekent in hun dagelijkse werkzaamheden en hoe ze veilig met persoonsgegevens om kunnen gaan? En weten ze wat te doen in geval van een datalek? Het trainen van medewerkers rondom privacy is daarom essentieel.’
Houd uw bedrijf regelmatig onder de loep
De wereld is continu in beweging: ook op het gebied van privacy. Het is dus belangrijk om regelmatig stil te staan bij de AVG. Voldoet uw onderneming nog aan alle privacy-regels en kunt u daarmee een AVG-boete voorkomen?
Veranderingen binnen uw bedrijf kunnen gevolgen hebben voor de privacy. Stel, u hangt beveiligingscamera's op in uw pand. Dan heeft dat invloed op de processen en documenten, die u voor de AVG heeft opgesteld. Ook de wetgeving zelf kan veranderen, waardoor diensten zoals telecom en cybersecurity, aangepast moeten worden. Hier bent u als ondernemer zelf verantwoordelijk voor. Onderneemt u geen actie? Dan voldoet u niet meer aan de AVG.
Doe de gratis privacycheck
Voldoet uw bedrijf al aan alle eisen die de AVG stelt? Twijfelt u of u alles wel goed geregeld heeft? Of heeft u eigenlijk geen idee? Privacy Zeker heeft een handige privacycheck. Daarmee komt u er binnen 10 minuten achter of uw bedrijf al AVG-proof is of aan welke punten u nog aandacht moet besteden.
Meer weten over de AVG? Lees het artikel 'Alles wat ondernemers moeten weten over de AVG-wet'.
